Ведущий специалист

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства;

Административная и организационная деятельность;

Смоленская область;

Смоленск;

отдел накопления, хранения и выдачи документов;

Специалисты;

Старшая;

Государственное управление и обеспечение военной безопасности; обязательное социальное обеспечение;

214000, обл. Смоленская, г. Смоленск, ул. Октябрьской Революции, д. 14А

Обязанности

3.1. Исходя из полномочий, определенных Положениями о Главном управлении и об отделе накопления, хранения и выдачи документов, на ведущего специалиста возлагаются следующие обязанности: 3.1.1. В совершенстве владеть программным обеспечением по государственной регистрации актов гражданского состояния, используемым органами ЗАГС муниципальных и городских округов Смоленской области (далее – органы ЗАГС), производить все необходимые настройки и обновления. 3.1.2. Проводить работу по созданию единого электронного архива записей актов гражданского состояния Смоленской области, находящегося на хранении в архивах органов, осуществлять контроль за исполнением плана по созданию электронного архива органами ЗАГС. 3.1.3. Обеспечивать своевременную актуализацию регионального справочника органов ЗАГС, используемого в автоматизированной информационной системе по государственной регистрации актов гражданского состояния. 3.1.4. Обрабатывать книги всех видов записей актов гражданского состояния и готовить их к передаче на хранение в Государственный архив Смоленской области. 3.1.5. Систематизировать и брошюровать в книги вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, поступающие в отдел из органов ЗАГС, и, в случае необходимости, производить розыск недостающих актовых записей. 3.1.6. Вносить исправления и изменения во вторые экземпляры актовых записей актов гражданского состояния всех видов на основании полученных извещений. 3.1.7. Исполнять запросы организаций и граждан в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния». 3.1.8. Осуществлять регистрацию извещений о прекращении (расторжении) брака и внесении исправлений, изменений и дополнений в соответствии со ст. 69-73 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.

3.1.9. Вести учет поступающей в архив Главного управления корреспонденции (в электронном виде) в период отсутствия главного специалиста отдела. 3.1.10. Подготавливать необходимую документацию по запросам управления Министерства юстиции Российской Федерации, Министерства иностранных дел, силовых структур и др. органов государственной власти в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния». 3.1.11. Осуществлять отправку корреспонденции отдела Главного управления. 3.1.12. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи повторных документов из архива Главного управления, консультировать по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния. 3.1.13. Проводить анализ поступающей в архив Главного управления документации по внесению во вторые экземпляры актовых записей исправлений и изменений, готовить необходимые справочные и аналитические материалы по направлениям отдела и по поручениям начальника отдела. 3.1.14. Оказывать консультативную помощь органам ЗАГС по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 3.1.15. Выполнять все поручения начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления и начальника отдела, не противоречащие действующему законодательству. 3.1.16. Исполнять обязанности временно отсутствующего работника отдела по указанию начальника отдела. 3.1.17. Содержать производственные и служебные помещения, эксплуатировать оргтехнику в соответствии с требованиями охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии. 3.1.18. Соблюдать установленные нормативными правовыми актами требования по защите персональных данных, учету, хранению и пересылке носителей, содержащих персональные данные.;

3.1. Исходя из полномочий, определенных Положениями о Главном управлении и об отделе накопления, хранения и выдачи документов, на ведущего специалиста возлагаются следующие обязанности: 3.1.1. В совершенстве владеть программным обеспечением по государственной регистрации актов гражданского состояния, используемым органами ЗАГС муниципальных районов и городских округов Смоленской области (далее – органы ЗАГС), производить все необходимые настройки и обновления. 3.1.2. Проводить работу по созданию единого электронного архива записей актов гражданского состояния Смоленской области, находящегося на хранении в архивах органов, осуществлять контроль за исполнением плана по созданию электронного архива органами ЗАГС. 3.1.3. Обеспечивать своевременную актуализацию регионального справочника органов ЗАГС, используемого в автоматизированной информационной системе по государственной регистрации актов гражданского состояния. 3.1.4. Обрабатывать книги всех видов записей актов гражданского состояния и готовить их к передаче на хранение в Государственный архив Смоленской области. 3.1.5. Систематизировать и брошюровать в книги вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, поступающие в отдел из органов ЗАГС, и, в случае необходимости, производить розыск недостающих актовых записей. 3.1.6. Вносить исправления и изменения во вторые экземпляры актовых записей актов гражданского состояния всех видов на основании полученных извещений. 3.1.7. Исполнять запросы организаций и граждан в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния». 3.1.8. Осуществлять регистрацию извещений о прекращении (расторжении) брака и внесении исправлений, изменений и дополнений в соответствии со ст. 69-73 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.;

3.1.9. Вести учет поступающей в архив Главного управления корреспонденции (в электронном виде) в период отсутствия главного специалиста отдела. 3.1.10. Подготавливать необходимую документацию по запросам управления Министерства юстиции Российской Федерации, Министерства иностранных дел, силовых структур и др. органов государственной власти в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния». 3.1.11. Осуществлять отправку корреспонденции отдела Главного управления. 3.1.12. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи повторных документов из архива Главного управления, консультировать по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния. 3.1.13. Проводить анализ поступающей в архив Главного управления документации по внесению во вторые экземпляры актовых записей исправлений и изменений, готовить необходимые справочные и аналитические материалы по направлениям отдела и по поручениям начальника отдела. 3.1.14. Оказывать консультативную помощь органам ЗАГС по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 3.1.15. Выполнять все поручения начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления и начальника отдела, не противоречащие действующему законодательству. 3.1.16. Исполнять обязанности временно отсутствующего работника отдела по указанию начальника отдела. 3.1.17. Содержать производственные и служебные помещения, эксплуатировать оргтехнику в соответствии с требованиями охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии. 3.1.18. Соблюдать установленные нормативными правовыми актами требования по защите персональных данных, учету, хранению и пересылке носителей, содержащих персональные данные.

Требования

знание государственного языка Российской Федерации (русского языка);

знания в области информационно-коммуникационных технологий, включая знание основ информационной безопасности и защиты информации, основных положений законодательства о персональных данных, общих принципов функционирования системы электронного документооборота, основных положений законодательства об электронной подписи, а также знания по применению персонального компьютера;

• Семейного кодекса Российской Федерации от 29 декабря 1995 года № 223-ФЗ; - Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»; - Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; - Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; - главы 25.3 «Государственная пошлина» части второй Налогового кодекса Российской Федерации от 31 июля 1998 года № 146-ФЗ; - приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 28 декабря 2018 года № 307 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации»; - приказа Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации от 29 июня 2012 года № 10489/124 «Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов».;

знание законодательства о государственной гражданской службе;

умение мыслить системно (стратегически);

коммуникативные умения;

Обеспечение сохранности особо ценных и уникальных документов;

умения по применению персонального компьютера;

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата

Условия

График работы: 5-ти дневная с.н. с 09-00 до 18-00;

Командировки: Нет;

Адрес приема документов: г. Смоленск, ул. Октябрьской революции, д.14 А;

Время приема документов: пн.-пт.: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00);

Электронная форма подачи документов: да