Бизнес-ассистент

Обязанности:

управление календарем и временем: планирование встреч, переносы, расстановка приоритетов, выделение «окон» для стратегических задач;

организация командировок (билеты, трансфер, отели, программа поездки, оформление отчетной документации);

бытовое обеспечение: заказ канцтоваров, воды, подарков партнерам, организация питания для переговоров;

организация переговоров, деловых встреч и конференций: организация встреч с контрагентами (включая поиск локации, подготовку презентационных материалов, сбор справки по участникам);

прием и ведение протоколов совещаний (запись решений, контроль, кто и к какому сроку выполнил обещанное);

организация конференций и командных мероприятий (как полный цикл от поиска места до закрытия документов, так и организация через выделенную команду корп.мероприятий);

протоколирование и контроль поручений: протоколирование встреч в едином стандарте дирекции;

контроль исполнения поручений сотрудников по итогам совещаний;

сбор отчетов, агрегация данных в короткую сводку для руководителя по запросу;

напоминание руководителю о взятых на себя обязательствах;

внутренние коммуникации: защищать время руководителя от несрочных вопросов, направлять к профильным специалистам;

"подсвечивать" вопросы, которые могут вызывать беспокойство у членов команды;

напоминание о личных событиях сотрудников и партнеров (дни рождения, годовщины, юбилеи работы);

финансовый трекинг: контроль мелких расходов (хознужды, представительские), сбор чеков, подготовка авансовых отчетов;

исполнение поручений руководителя в рамках рабочих вопросов.

Требования:

опыт работы с календарями на уровне планирования 2-3 человек одновременно;

опыт организации выездных мероприятий на 100-150 человек;

опыт протоколирования;

умение работать с мерчем;

опыт работы с бюджетами (контроль мелких расходов, составление отчетности).

Условия:

работу в самом развивающемся ритейле;

пакет ДМС после прохождения испытательного срока;

работу в сплоченной команде профессионалов, в которой можно не только успешно реализовывать проекты, но и перенимать опыт и развиваться;

участие в интересных проектах и расширение профессиональной экспертизы;

возможность корпоративного обучения, профессионального и карьерного роста в Компании;

скидки для сотрудников от PrimeZone: более 6000 выгодных предложений по страхованию, туризму и многим другим направлениям;

программа поддержки для сотрудников "Добросервис";

возможность проявлять инициативу, предлагать новые решения, идеи и брать ответственность за реализацию;

трудоустройство по ТК РФ, конкурентоспособную, полностью "белую" заработную плату, а также гарантируем ее своевременную выплату.