Офис-менеджер

Описание

В крупную инвестиционную компанию требуется офис-менеджер со знанием английского языка

Обязанности.

1. Ведение документооборота и делопроизводства Общества. Работа в системах 1С Управленческий учет и ЦДФ.

2. Осуществление приёма, обработки и распределения входящих звонков, электронных сообщений, обращений, поступающих на электронные адреса почтовых ящиков ресепшн, сайта Общества, дополнительных почтовых ящиков по запросам работников Общества. Первичная обработка обращений с целью возможного решения поступившего запроса и дальнейшего адресного его распределения; получать адресованные Обществу почтовые и телеграфные отправления, вести их учет и регистрацию, передавать адресату. Взаимодействие с почтово-курьерскими службами, в т.ч. в части международных отправок.

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса, включая заказ необходимых товаров/услуг для нужд офиса Общества.

4. Обеспечение деятельности работников Общества в части:

- оформления пропусков (авто, личные), в т.ч. ежемесячное обновление заявок на авто сотрудников;

- проверки орфографии (в презентациях, документах), внесения данных в проекты договоров;

- оказания помощи в заполнении (получении) документов, различных официальных бумаг;

- брошюровки, сшивки договоров, презентаций, иных материалов;

- бронирования переговорных комнат как на территории ИЦ Сколково , так и за его пределами;

- взаимодействия с принимающей стороной в части оформления пропусков, брони парковок для работников Общества, занимающих руководящие должности, на встречах как на территории ИЦ Сколково , так и за его пределами;

- оказания административной помощи при проведении заседаний комитетов, комиссий, Совета директоров Общества, иных заседаний коллегиальных органов Общества;

- оказания административной поддержки при организации проведения корпоративных мероприятий, внутренних и внешних деловых встреч, в т.ч. в части участия сотрудников в различных мероприятиях, форумах, выставках;

- перевода документов с/на английский язык как самостоятельно, так и с помощью контрагентов, с которыми Обществом заключены договоры;

- ведения и контроля CRM баз;

- иные запросы, связанные с обеспечением поддержки деятельности работников Общества.

5. Осуществление сбора материалов и информации по поручению непосредственного руководителя, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их непосредственному руководителю.

6. Оформление командировок работников Общества (бронирование авиа/ж.д. билетов, гостиниц, транспорта, визовая поддержка, отчетность по командировке, взаимодействие с организаторами в случае участия командированного в выставке, форуме и т.п., полный документооборот, в т.ч. в системе 1С: Управленческий учет, и т.п.).

7. Оформление пропусков для посетителей, оказание помощи в части логистики, организация их встречи и приема.

8. Осуществление доставки документов по территории ИЦ Сколково и за его пределами при возникновении такой необходимости.

Требования.

1. Высшее образование.

2. Опыт аналогичной работы не менее 3х лет.

3. Умение работать с конфиденциальной информацией.

4. Знание основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные, правил русского языка и грамматики, стандартов делового общения и этикета.

5. ПК: уверенный пользователь.

6. Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, доброжелательность, аккуратность, сдержанность, корректность, внимательность, исполнительность, работа в команде, умение выстраивать коммуникации с кросс-функциональными подразделениями, работать качественно, на результат

7. Английский язык Upper-Intermediate и выше.