Секретарь руководителя

Описание

1.3. Секретарь обязан знать: - распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности колледжа; - руководящий состав и структуру колледжа и его подразделений; - устав колледжа; - инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению делопроизводства; - организацию делопроизводства; - архивное дело; - машинопись; - методы обработки и оформления документации; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - правила печатания деловых писем с применением типовых форм; - основы эстетики и этики; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила делового общения; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основы административного права; - законодательство о труде; - нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты и производственной санитарии; - правила трудового распорядка на предприятии. 1.4. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом директора колледжа по представлению директора филиала. 1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за должное выполнение доверенных ему обязанностей. 1.6. Секретарь подчиняется непосредственно директору филиала.

Обязанности

Секретарь обязан: 2.1. Принимать корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение директору филиала и передает ее конкретным исполнителям, для использования в процессе работы или подготовки ответов. 2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений. 2.4. Ведет делопроизводство. 2.5. Организует телефонные переговоры для руководителя, в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание. 2.6. Принимает и передает информацию всеми доступными способами. 2.7. Следит за своевременностью рассмотрения и представления конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное редактирование. 2.8. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи. 2.9. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня. 2.10. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя. 2.11. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя. 2.12. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных. 2.13. Оформляет дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение. 2.14. Соблюдает принципы этики и деонтологии. Придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и студентами. 2.15. Соблюдает требования охраны труда, противопожарную безопасность, трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка. Не отлучается с рабочего места без уведомления и разрешения директора филиала.