Секретарь руководителя

Описание

Секретарь учебной части должен знать: - законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; - структуру образовательного учреждения; - правила эксплуатации оргтехники; - правила пользования приемно-переговорными устройствами, множительным устройством, сканером, компьютером; - правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; - технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; - правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила по охране труда и пожарной безопасности. 1.5. В своей деятельности секретарь учебной части должен руководствоваться: - Конституцией РФ; - законами РФ - указами Президента РФ, нормативными актами Правительства РФ, Правительства Удмуртской Республики и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; - трудовым законодательством; - правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; - положениями и инструкциями по делопроизводству; - Уставом и локальными правовыми актами спортивной школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором.

Обязанности

Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 2.2. Принимает поступающую корреспонденцию, предварительно рассматривает и сортирует документы, передает ее конкретным исполнителям и контролирует выполнение. 2.3. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания. 2.4. Оформляет личные дела обучающихся, ведет алфавитную книгу обучающихся. 2.5. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.6. По поручению директора, заместителей директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 2.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.8. Помогает в подготовке докладов, презентационных материалов. 2.9. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора. Записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание. 2.10. Организует прием личных заявлений сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей), регистрирует их в журнале. 2.11. Содействует оперативному рассмотрению жалоб, просьб и предложений сотрудников Учреждения, родителей (законных представителей) обучающихся, иных посетителей. 2.12. Составляет проекты распорядительных (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу сотрудников, обучающихся) и информационно-справочных (служебные письма, справки, докладные и служебные записки) документов. 2.13. Знакомит работников под подпись с соответствующими документами. 2.14. Осуществляет контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. 2.15. Осуществляет подготовку печатной продукции (грамоты, благодарности и др.). 2.16. Подготавливает документы к поездке спортивно-массовых мероприятий. 2.17. Проходит медицинские осмотры в установленное время. 2.18. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования. 2.19. Выполняет иные обязанности, отнесенные к его компетенции, связанные с осуществлением деятельности Учреждения.