Личный помощник руководителя

Описание

Руководителю небольшого полиграфического Рекламного Агентства (наш рабочий штат всего 4 человека) требуется помощник (личный секретарь / личный ассистент).

ПРОСЬБА ОБЯЗАННОСТИ И ТРЕБОВАНИЯ ЧИТАТЬ ВНИМАТЕЛЬНО !!!

Обязанности:

• Составлять логистические маршруты для нашего водителя и в течение дня контролировать его передвижение по маршруту (путем общения с ним по телефону в течение рабочего дня).
• Контролировать документооборот с поставщиками, с подрядчиками и с клиентами.
• Контролировать готовность заказов у подрядчиков и ведение переговоров с ними при срыве сроков поставок.
• Ежедневно заполнять и вести таблицу заказов нашей типографии и ежедневно контролировать ход исполнения этих заказов у подрядчиков (через эл. почту или по телефону).
• Заказывать расходные материалы у поставщиков и продукцию у подрядчиков.
• Ведение деловой переписки по электронной почте (или автономное ведение без вмешательства руководителя, или иногда будет необходимо писать письма под диктовку руководителя, как стенографисту).
• Составлять и согласовывать договоры с подрядчиками, поставщиками и заказчиками, отправлять их по электронной почте или по почте России.
• Составлять коммерческие предложения (КП) на основании предварительных расчетов, предоставленных руководителем или сделанных самостоятельно, и отправлять эти КП заказчикам.
• Рассчитывать цены по входящим полиграфическим запросам от клиентов (после прохождения обучения).
• Рассчитывать цены и вести заказы по сувенирной продукции (после прохождения обучения).
• Выполнять прочие поручения руководителя по различным направлениям деятельности нашей типографии.

• Выполнять различные поручения руководителя по его личным делам (функции личного секретаря), например, искать лекарства по аптекам и ездить за ними и т.д.

• Возможны местные командировки в пределах СПб, как по личным делам руководителя, так и по рабочим делам типографии.
• Вести нашу группу в социальной сети "ВКонтакте".

• Секретариат, делопроизводство, ведение договорных отношений.
• Вести календарь руководителя (расписание).
• Напоминать о встречах и запланированных делах.

Требования:

• Внимательность, исполнительность, дисциплина и ПЕДАНТИЧНОСТЬ ВО ВСЕХ СФЕРАХ РАБОТЫ.
• Умение грамотно, понятно, КРАСИВО, СКЛАДНО и педантично писать письма по электронной почте поставщикам, подрядчикам и клиентам (переписка по электронной почте у нас занимает 70% от всего рабочего времени!)
• Уверенный пользователь ПК (Word и Excel).
• Высокая обучаемость и быстрое развитие новых навыков.
• Знание офисной оргтехники (принтер, сканер).
• Умение четко и ясно формулировать мысли (особенно - в письменной форме!)
• Энергичность, коммуникабельность, умение приветливо общаться с окружающими в любых обстоятельствах.
• Стрессоустойчивость, спокойствие и терпеливость.

Условия:

• Работа в офисе ( наш офис - это 2 небольшие комнаты в бизнес-центре ).
• Рабочий штат у нас маленький - всего 4 человека, поэтому внутри коллектива обычно сохраняются хорошие доброжелательные отношения.
• 8 часовой рабочий день (с 10.00 до 18.30) с перерывом на обед (перерыв 30 минут).
• Обед "плавающий" (в любое время с 10.00 до 18.30) по ситуации (в зависимости от срочности текущей работы).
• Выплата з/п два раза в месяц (аванс и з/п).
• Испытательный срок - 3 месяца.
• Оплата: 1) Испытательный срок: з/п от 50 000 рублей до 70 000 рублей; 2) После исп. срока повышение з/п до 80 000 рублей.
• На собеседовании вам будет необходимо пройти ряд письменных тестов - это может у вас занять от 1,5 до 2 часов.