Секретарь руководителя

Описание

• Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

• Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
• Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
  Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
• Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
• По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
• Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
• Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
• Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
• Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
• Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
• Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
• Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

• На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
• Секретарь руководителя должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

  - структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

  - организацию делопроизводства;

  - методы оформления и обработки документов;

  - архивное дело;

  - машинопись;

  - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  - основы этики и эстетики;

  - правила делового общения;

  - основы организации труда и управления;

  - правила эксплуатации вычислительной техники;