Офис-менеджер с функциями личного помощника

Описание

Ищем человека, который наполнит наш офис уютом!

Команда работает по большей части на гибриде и удаленке, в офисе бывает от 4 до 10 человек. Важно поддерживать в офисе рабочую атмосферу и обеспечивать коннект офисных сотрудников с удаленщиками на портале.

Компании 18 лет, бренд хорошо известен на рынке корпоративных коммуникаций. Корпоративная культура демократичная. Живем без отчеств, не злоупотребляем дресс-кодом, не любим бюрократию. Сотрудников ищем с системным мышлением и высоким уровнем самостоятельности.

Обязанности:

• Помогать в организации корпоративных мероприятий. Помогать в разработке викторин, искать угощение, закупать продукты и напитки (ничего таскать не придется!);
• Вести коммуникации с сотрудниками на корпоративном портале, а именно: вести блог корпоративного персонажа (2-3 поста в неделю), поздравлять на портале с ДР новых сотрудников, писать о появлении новых, формировать посты о наших клиентах (с помощью гугла и менеджеров проектов);
• Выполнять личные и служебные поручения генерального директора;

Далее - стандартный

• Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании (звонков - минимум);

• Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов, почтовые отправления;
• Готовить совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• Организовывать командировки сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
• Обеспечивать офис канцтоварами, расходными хозяйственными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организовывать их приемку, учет, хранение и выдачу;
• Осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывать специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• Координировать и контролировать работу курьеров: прием заявок и разработка графика доставок;
• Взаимодействовать с отделами аренды, по документам, пропускам и прочим организационно-техническим вопросам.

Требования:

• Активность, организованность
• Высокий уровень самостоятельности
• Грамотная устная и письменная речь

• Полный рабочий день с 10-00 до 19-00 (можно немного сдвинуть часы)
• Оформление по трудовой
• Работа в системе Битрикс 24
• Возможность брать проектную работу и увеличивать свою зарплату