Секретарь руководителя

Описание

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Обязанности

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы Администрации города Апатиты. 2.2. Организация проведения телефонных переговоров Главы Администрации города Апатиты и его заместителей, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, передача и прием телефонограмм. Своевременное доведение информации, полученной по каналам связи. 2.3. Консультирование посредством устного информирования заинтересованных лиц, обратившихся в Администрацию города Апатиты лично или по телефону в рамках своей компетенции. 2.4. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Главой Администрации и его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. 2.5. Организация личных приемов граждан, проводимых Главой Администрации города Апатиты и его заместителями, оформление регистрационно-контрольных карточек. 2.6. Осуществление регистрации исходящей и входящей корреспонденции документов в системе электронного документооборота 1С: Документооборот. 2.7. Направление копий поступивших на личном приеме Главы Администрации, заместителей Главы Администрации обращений заявителей на исполнение через "Журнал учета обращений и приема граждан" в структурные подразделения, подведомственные учреждения согласно резолюции не позднее следующего рабочего дня после дня регистрации. 2.8. Направление напоминания о необходимости завершения работы с обращениями заявителей на электронные адреса исполнителей не позднее, чем за четыре рабочих дня до истечения срока исполнения. 2.9. Подготовка проектов ответов по устным обращениям граждан. 2.10. Контроль за исполнением указаний Главы Администрации города Апатиты и его заместителей по обращениям граждан. 2.11. Ежемесячное представление заместителю Главы администрации начальнику Управления делами Администрации города Апатиты информацию о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению контрольных поручений по обращениям заявителей, в срок до 15 числа следующего месяца. 2.12. Предоставление Главе Администрации города Апатиты итогового отчета по результатам работы за год с обращениями граждан. 2.13. Формирование дел по устным обращениям граждан для сдачи на архивное хранение, в соответствии с утвержденной номенклатурой. 2.14. Соблюдение при исполнении своих должностных обязанностей прав и законных интересов граждан и организаций. 2.15. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка. 2.16. Выполнение поручений директора МКУ Управления БУ ОМСУ г. Апатиты , Главы Администрации города Апатиты, заместителей Главы Администрации города Апатиты.