Руководитель направления документационного и хозяйственного обеспечения

Описание

Обязанности: Организация работы по регистрация входящих/исходящих/внутренних документов компании, постановка и снятие на/с контроль; Документооборот, разработка внутренних и распорядительных документов компании; Контроль исполнения контрольных документов подразделениями компании;Организовывать обучение работников Организации современным методам работы с документами. Создание и организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Методическая поддержка работников по работе с документацией в части оформления документации и процессов; Формирование в соответствии с законодательством порядка хранения и регистрации документов Осуществление контроля за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов Обеспечение выполнения отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов, их хранения и сохранности Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий документов Контроль соблюдения работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной безопасности, режима охраны архива Административно-хозяйственное обеспечение деятельности Компании Курирование договоров аренды нежилых помещений Курирование договоров по техническому обеспечения офисов (клининг, техническое обслуживание, охрана и т.п.), в том числе управление клининговыми службами по уборке помещений и прилегающей территории Курирование договоров оказания услуг водоснабжения, электроснабжения, теплоснабжения и т.п. по 2 офисам Учреждения Формирование заявок на закупку и поставку ТМЦ Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда Контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей Ведение договорной работы полного цикла: подготовка, согласование, дальнейшее сопровождение и контроль исполнения обязательств по договорам поставки товаров/ выполнения работ/ оказания услуг в части АХО Контроль за состоянием имущества и оборудования учреждения, организация своевременного ремонта и хранения Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния Организация размещения работников, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений Организация и контроль материально-технического обеспечения деятельности работников Учреждения Подготовка предложений по оптимизации процессов, работы подразделения актуализация процессов, проектов регламентов /инструкций; Требования: Образование: высшее. Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение распределять ответственность и не боятся работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации. Знание и навыки: гражданское право и хозяйственное законодательство; порядка оформления процессов закупки в организации; организация документооборота по подразделению и в целом в организации; формы и порядок финансовых расчетов; методы экономического анализа хозяйственной деятельности организации - теоретические основы финансового менеджмента; правила проведения проверок и документальных ревизий; современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа хозяйственной деятельности организации; рыночные методы хозяйствования; правила эксплуатации вычислительной техники; правила и нормы охраны труда Условия: Высокая заработная плата Работа в стабильной компании, лидере в своем сегменте рынка; Оформление по ТК РФ; Нормированный график: 5/2 с 9.00 до 18.00; Офис в шаговой доступности от м. Марьина роща/ м. Савеловская.