Секретарь руководителя

Описание

Уро вень профессионального образования высшее профессиональное образование; среднее профессиональное образование. Секретарь должен знать: - методические, нормативные и руководящие материалы, касающиеся выполняемой работы; - основные требования, предъявляемые к документации, организации производства, труда и управления, основного трудового законодательства, правила и нормы охраны труда; - навыки работы на компьютере (OC Windows, MS Office, системы электронного документооборота, информационные правовые системы, Интернет и сетевые ресурсы); - навыки по использованию копировальной техники, средств телефонной и факсимильной связи; - основы этики и эстетики; - правила делового общения.

Обязанности

Функции Ведение делопроизводства в организации Учет получаемой и отправляемой корреспонденции Организация рабочего дня начальника Департамента здравоохранения Томской области Исполняет поручения начальника департамента, заместителя начальника департамента первого заместителя, председателя комитета организационно-кадровой работы, начальника отдела организационной работы, контроля и делопроизводства. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника департамента, организация рабочего процесса начальника департамента. Передает поступившую корреспонденцию на рассмотрение начальника департамента, и в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов (через канцелярию Департамента). Ведет делопроизводство исходящей корреспонденции, регистрацию распоряжений Департамента, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, оформляет карточки при ведении личного приема начальником департамента или его заместителями. Принимает документы на подпись начальника департамента. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника департамента. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Обеспечивает рабочее место начальника департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Организует прием посетителей. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность. Организует обеспечение автомобилями сотрудников Департамента здравоохранения Томской области для выполнения ими своих обязанностей. Вести работу с общей электронной почтой Департамента в части рассылки новостной ленты и иной информационной рассылки.