Менеджер по документообороту

Описание

Агентство поддержки медицинских инициатив занимается организацией научных конгрессов, конференций, онлайн проектов и работает с ведущими научными обществами и ассоциациями, помогая им в развитии. Документооборот является важнейшей частью нашей деятельности. Правильное и своевременное заключение договоров, ведение реестра, выстраивание системных отношений с нашими ключевыми партнерами и поставщиками - те процессы, которые при грамотном подходе обеспечивают стабильность как для компании, так и для нашего нового коллеги. Основные коммерческие партнеры - компании, представляющие фарм индустрию. 80% наших поставщиков - компании, с которыми мы работаем уже долгие годы. У нас уютный офис и отличная дружеская атмосфера.

Обязанности:

• Ведение электронного и бумажного документооборота;
• Полное взаимодействие с контрагентами на предмет согласования договоров, приложений, дополнительных соглашений и проч. документов;
• Согласование договоров, приложений, дополнительных соглашений, закрывающих документов с фармацевтическими компаниями;
• Ведение реестров договоров, счетов и контроль сроков оплат;
• Контроль получения подписанных документов с контрагентами (поставщики, покупатели) и сроков их согласования;
• Формирование отчетов для фармацевтических компаний, подготовка отчетов по Грантам;
• Обработка первичной бухгалтерской документации, отслеживание сроков их предоставления;
• Взаимодействие с главным бухгалтером в документальной части закрытия проектов;
• Контроль сохранности документов, передачи в бухгалтерию, архив, организация курьерской- почтовой (Почта России) доставки - возврата документов контрагентам;
• Выполнение поручений главного бухгалтера
• Взаимодействие с отделом продаж: ведение базы контактов фарм компаний (Битрикс 24 или Excl), актуализация направлений деятельности компаний спонсоров, анализ и внесение статистических данных, отправка первичных писем, информационных рассылок;
• Заказ расходных материалов (один раз в месяц), чай- кофе для гостей, ответы на звонки и письма, заказы курьера по просьбе коллег - доля занимаемого времени суммировано на позицию офис-менеджера не более 1 дня в неделю.

Требования:

• Знание программ MS Office
• Знание документооборота
• Работа в Битрикс 24 (преимущество)
• Знание механизма электронного документооборота
• Знания составления и работы со спонсорскими договорами
• Опыт подготовки документации для Грантов (не обязательно)
• Способность быстро обучаться и работать в режиме многозадачности
• Навыки деловой переписки
• Умение организовывать работу
• Умение работать с соблюдением сроков
• Аккуратность, скрупулёзность, пунктуальность, высокое чувство ответственности
  
  Условия:
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Белая заработная плата
• Возможны премии по итогам года
• График: с 9.00 до 18.00, пн - пт