Секретарь-делопроизводитель

Описание

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности организации.
• Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, передавать ее в отделы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или для подготовки ответов.
• Отправлять исполненную документацию по адресатам.
• Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятия решений.
• Принимать документы на подпись.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителей организации. Следить за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (факс и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителей информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителей составлять письма, запросы, другие документы.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация.
• Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений (в пределах своей компетенции), а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей организации, взятых на контроль.
• Осуществлять проверку своевременного исполнения поступающих документов от вышестоящих организаций, а также писем, жалоб и заявлений в адрес организации.
• Обеспечивать рабочее место руководителей организации необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе.
• Печатать по указанию руководителей организации служебные материалы, необходимые для их работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Изготавливать копии/сканирование документов
• Протоколировать производственные совещания.
• Встречать и размещать в приемной/переговорной гостей, (чай, кофе);

• Опыт работы с документами от 3-х лет, в строительных организациях;
• Знание основ делопроизводства, деловой переписки, деловой этики.
• Презентабельный внешний вид.
• Внимательность к деталям, ответственность.
• Умение работать с большим объемом информации.
• Грамотная русская письменная речь.
• ПК пользователь MS Word, MS Excel.

• Официальное оформление в соответствии с ТК.
• Испытательные срок 3 месяца. Заработная плата от 80 до 90 т.р.
• Выплата заработной платы 2 раза в месяц.
• График работы 5/2, Офис: г. Москва, ул. Большая декабрьская д 13. станция метро 1905 года.