Секретарь на ресепшен / Офис-менеджер

Описание

Российская юридическая фирма открывает позицию секретаря на ресепшен / офис-менеджера.

Обязанности:

• Приём и распределение входящих звонков (чёткое переключение, запись информации и передача сотруднику).
• Встреча гостей (подготовка переговорных комнат к встречам, размещение гостей, приготовление кофе, чая).
• Получение/отправка корреспонденции (штатный курьер / курьерская служба). Координация работы штатного курьера. Учет исходящей и входящей корреспонденции.
• Взаимодействие с технической поддержкой (контроль решения экстренных задач, контроль настройки CRM, почты, интернета, принтеров, иные вопросы в рамках офиса).
• Взаимодействие с техническими службами бизнес-центра, заказ пропусков.
• Поддержание функционирования офиса (закупка канцтоваров для офиса, воды, продуктов питания, картриджей, мебели и пр.). Поиск и организация работы подрядчиков, контроль получения необходимых для бухучета документов.
• Уход за офисом и цветами, взаимодействие с уборщицей.
• Организация рабочего места сотрудникам (техника, мебель, контроль настройки аккаунтов и т.д.).
• Подготовка внутренних мероприятий компании.
• Реализация б/у мебели, техники передача ее за денежное вознаграждение или безвозмездно новым владельцам.
• Взаимодействие с подрядчиками по вопросам пожарной безопасности, электробезопасности и охраны труда.
• Выполнение иных административных поручений партнеров фирмы.

• грамотная русская речь (устная и письменная);
• знание английского языка на уровне не ниже Intermediate;
• опыт работы офис-менеджером, администратором от 2-х лет (желательно в небольшой компании c широким спектром задач);
• законченное высшее образование;
• уверенный пользователь ПК;
• готовность к задержкам на рабочем месте на время проведения деловых встреч;
• умение находить общий язык с коллегами, подрядчиками и доверителями;
• умение самостоятельно организовывать свою работу и соблюдать дедлайны.

• официальное оформление по ТК;
• испытательный срок 3 месяца;
• график работы с 10:00 до 19:00, выходные суббота и воскресенье;
• дружный коллектив (25 человек);
• офис в шаговой доступности от м. Смоленская.