Секретарь-делопроизводитель с функционалом администратора спортивного зала

Описание

Обязанности:

Внутренние задачи:

• обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка расходных материалов, клининг и т.п.);
• прием входящих звонков, почты, распределение их по отделам;
• ведение архива исходящих и входящих писем;
• отправка писем, документов курьером, почтой;
• организация и подготовка совещаний;
• подготовка презентационных и информационных материалов;
• выполнение иных задач.

Работа с документами:

• первичный документооборот (получение и отправка первички, взаимодействие с контрагентами по обмену документами);
• ведение архива документов.

Работа с посетителями офиса:

• встреча визитеров;
• приготовление чая, кофе.

Работа со спортсменами и специалистами сборной команды:

• трэвел-поддержка (заказ билетов, отелей, создание приглашений и виз);
• составление планов тренировок;
• фиксация посещения тренировок.

Управление клиентской базой:

• регистрация новых клиентов;
• ведение и обновление профилей клиентов, включая контактную информацию, информацию о здоровье, предпочтениях;
• отслеживание статуса абонементов и истории посещений.

Организация расписания занятий и тренировок:

• разработка и обновление расписания групповых занятий и персональных тренировок;
• бронирование залов для тренировок;
• координация расписаний тренеров и специалистов.

Учет и контроль финансовых операций:

• ведение кассовых операций: оплата абонементов, персональных тренировок, товаров.

Управление инвентарем и оборудованием:

• контроль за состоянием спортивного оборудования и инвентаря;
• организация ремонта и обслуживания оборудования;
• заказ нового инвентаря и оборудования при необходимости.

Организация мероприятий и акций:

• планирование и проведение спортивных мероприятий, семинаров, мастер-классов;
• разработка и реализация акционных предложений для привлечения и удержания клиентов.

Коммуникация с клиентами:

• обеспечение своевременного и корректного информирования клиентов об изменениях в расписании, новых услугах и акциях;
• решение проблем и конфликтных ситуаций с клиентами;
• сбор обратной связи для улучшения работы спортивного зала.

Управление персоналом:

• организация работы персонала спортивного зала (тренеров, уборщиков и др.).
• разработка графиков работы и контроль выполнения трудовых обязанностей.

Поддержание гигиены и безопасности:

• контроль за соблюдением правил гигиены и чистоты в зале;
• обеспечение выполнения требований пожарной безопасности и безопасности посетителей.

• опыт работы в аналогичной должности от 1 года (опыт в спортивной сфере будет преимуществом);
• понимание работы с документами: архивация, обмен, составление, анализ и т.п.;
• уверенные пользователь ПК, орг. техники;
• грамотная устная и письменная речь;
• отсутствие страха новых задач;
• умение спрашивать и уточнять, когда возникает непонимание;
• доведение дел до конца;
• пунктуальность;
• аккуратность;
• работа в команде и индивидуально.

• рабочее время: 9.00-18.00, суббота и воскресенье - выходные дни;
• корпоративная связь;
• испытательный срок 3 месяца;
• офис в шаговой доступности от метро (10 минут пешком);
• оформление согласно ТК.