Офис-менеджер/Секретарь/Помощник руководителя

Описание

Обязанности:

- работа на ресепшн компании/в приемной Руководителя компании;

- подготовка кабинета Руководителя и переговорных комнат к совещаниям и заседаниям, проводимым руководителем и сотрудниками компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);

- входящие/исходящие звонки (мини АТС), прием и распределение (фиксирует и передает служебную информацию руководителю и сотрудникам компании), ведение телефонных переговоров;

- встреча и прием посетителей офиса, подача чая/кофе/воды;

- обеспечивает документооборот компании (регистрация входящей и исходящей корреспонденции (электронной и на бумажном носителе), учет, хранение, архивирование документов, определение важности, срочности и очередности ее обработки, проверка и подготовка документации для передачи в подразделения, ведение архива);

- сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах;

- формирование и ведение реестров счетов для рассмотрения Руководителем и отправки в оплату, отслеживание платежей по счетам с внесением платежных поручений в реестр.

- ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений и задач руководства по протоколу, контроль исполнения;

- ведение деловой переписки с третьими лицами, в т.ч. с госструктурами;

- проверка комплектности документов;

- обработка корреспонденции, получение и отправка писем по почте России, курьерской службой;

- умение организовывать мероприятия (встречи, совещания и т.д.);

- оформление путевых листов руководства;

- обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса; осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники, мебели и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

- координация и контроль работы курьеров и клининговой службы;

- заказ обедов для Руководителя;

- организация командировок, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, такси и прочее;

- выполнение отдельных поручений руководителя Организации;

Требования:

- уверенное владение оргтехникой;

- отличное владение MS Office (Word, Excel);

- грамотная речь;

- соблюдение делового дресс-кода;

- умение работать с большими объемами информации;

- организованность, стрессоустойчивость, обучаемость, инициативность, ответственность

- навыки делового общения, знание деловой переписки;

- опыт работы в аналогичной должности желательно.

Условия:

Офис: м. Автозаводская, м. Дубровка График: 5/2 с 9-00 до 18-00. Оформление по ТК РФ.