Секретарь руководителя / делопроизводитель

Описание

Обязанности:

• Прием и обработка телефонных звонков, запросов по электронной почте.

• Осуществление технического обеспечения деятельности Руководителя (организация встреч, переговоров).

• Работа с офисной техникой

• Ведение деловой переписки.

• Ведение делопроизводства: регистрация корреспонденции (бумажной и электронной), учет и передача документов на исполнение.

• Подготовка на подпись, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.

• Отслеживание поступления документов, корреспонденции для руководства, своевременная их передача.

• Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей

  корреспонденции руководства.

• Организация совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, переносе совещаний).

• Ведение протоколов совещаний (подготовка протоколов, ознакомление с их содержанием участников совещаний).

• Подготовка приказов по основному виду деятельности, доверенностей на представление интересов.

• Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений Руководителя; контроль сроков исполнения документов, указаний и распоряжений.

• Ведение договорной работы (подготовка договоров, согласование).

• Представление интересов организации в различных организациях и структурах.

• Организация приема посетителей руководства: встреча посетителей, чай/кофе руководителю и гостям.

• Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса/предприятия (заказ воды, канцтоваров и других материалов).